Kreditkartentransaktionen verbuchen

Bei der Abwicklung von Kreditkartengeschäften gibt es buchhalterisch gesehen zahlreiche Herausforderungen zu bewältigen. Die Wichtigsten fassen wir nachfolgend zusammen.

Wie verbucht man Kreditkartentransaktionen in der Buchhaltung?

Bevor man etwas verbucht, muss man noch wissen:

  • Zahlungen des Kreditkarten-Acquirers aufs Bankkonto treffen erst einige Tage später nach Erbringung der Leistung ein.
  • Umsätze werden meist als Sammelzahlung überwiesen (Sammelzahlungen = weniger Arbeit beim Buchen).
  • Kommission pro Transaktion ist nicht zwingend linear (Abhängig von Karte, Acquirer).
  • Der Brutto-Umsatz ist für die Buchhaltung relevant und darauf verbucht und berechnet man die MWST.
  • Zahlungs-Eingänge auf dem Bankkonto erfolgen nicht über die Höhe des Umsatzes. Zahlungen werden vom Acquirer in der Regel netto überwiesen (abzüglich Kreditkarten-Kommission).
  • Kreditkarteninhaber haben die Möglichkeit, getätigte Zahlungen stornieren zu lassen. Rückbuchung (Chargebacks) werden von weiteren Überweisungen abgezogen oder direkt dem Bankkonto belastet.

Verbuchung Kreditkarten-Forderung

Die Tabelle sollte folgende Angaben aus einzelnen Transaktionen beinhalten:

Datum
Kunde
Betrag
MWST-Betrag
MWST-Satz
Zahlungsbetrag
Zahlungsweise

Die Verbuchung der Umsätze in der Buchhaltung erfolgt als Sammelbuchung. Dazu erstellen Sie einen Buchungsbeleg, welcher das Kassen- oder Shop-Journal über eine Periode (einen Tag, eine Woche, einen Monat, ein Quartal) zusammenfasst und alle darin aufgeführten Werte addiert.

Die Transaktion mit dem Kunden ist abgeschlossen, wenn er die Leistung mit Kreditkarte bezahlt hat. Dann haben Sie gegenüber dem Kreditkarten-Acquirer eine Forderung in Höhe des Umsatzes. Später beim Zahlungseingang auf Ihrem Bankkonto wird die Forderung abzüglich der Kommission getilgt.

Sie sollten den Buchungsbeleg mit einer Buchungsnummer versehen und ihn zusammen mit der Tabelle ablegen. Damit erfüllen Sie die Anforderung an die „Prüfspur“: Ein Steuer-Revisor kann vom Buchungsbeleg auf die einzelnen Transaktionen auf dem Kassenstreifen schliessen und die Buchführung nachvollziehen. Es gilt auch bei den Journalen und Sammel-Buchungsbelegen eine Archivierungspflicht über 10 Jahre.

Kreditkarten-Kommission

Die Kreditkarten-Transaktion wird in der Regel bei der Überweisung Ihrer Forderung direkt in Abzug gebracht – Sie erhalten nur den Nettobetrag auf Ihr Bankkonto überwiesen. Die Kreditkarten-Acquirer stellen die Umsätze und Kommissionen periodisch in einer Abrechnung zusammen, darauf Zugang hat man heute meistens über das Internet im E-Banking oder erhalten ihn per E-Mail.

Konto-Abstimmung und Überprüfung

Auf dem Konto „Forderung gegenüber Acquirer X“ kommen folgende Transaktions-Typen vor:

  1. Einbuchung der Forderung als Gegenbuchung zum Umsatz.
  2. Ausbuchung der Forderung mit dem Zahlungseingang auf dem Bankkonto.
  3. Kreditkarten-Kommission als Ertragsminderung.

Auf eine einzelne Transaktion hin betrachtet, müsste das Forderungs-Konto nach Abschluss der 3 Geschäfte auf Null aufgehen:

Einbuchung der Forderung
CHF 1'000.00
Abzüglich BanküberweisungCHF -980.00
Abzüglich Kreditkarten-KommissionCHF -20.00
TotalCHF 0.00

Da täglich mit jeder Transaktion neue Forderungen gegenüber dem Kreditkarten-Acquirer entstehen und diese zeitverzögert auf dem Bankkonto eintreffen, weist das Konto „Forderung gegenüber Acquirer X“ in der Regel einen Saldo auf.

Der Saldo weist vor Verbuchung der Kommission alle zum Stichtag noch ausstehenden Forderungen des Kreditkarten-Acquirers aus.

Tipp:    Lassen Sie sich Ihr Geld vom Acquirer so wenig als möglich überweisen:

  • Weniger Buchungsaufwand 
  • Tiefere Kreditkarten-Kommissionen Ihres Acquirer

Abstimmungs-Schema

Addieren Sie alle Zahlungseingänge, welche noch aus der Periode bis zum Stichtag stammen und berechnen darauf die fällige Kommission. Die Summe der Kommission und dieser Zahlungseingänge sollte dem Konto-Saldo entsprechen.

Manchmal ergeben sich auf Grund von anderen Valutadaten auf Ihrem System und dem System des Aquirers kleine Differenzen.

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