Schritt für Schritt Anleitung zum Erstellen von Rechnungen

Das neue Tool von Payrexx zum Erstellen und Versenden von Rechnungen steht ab sofort allen Payrexx Kunden kostenfrei zur Verfügung.


  1. Gehen Sie auf das Payrexx: Login. Geben Sie oben Ihre E-Mail Adresse an und fügen Sie unten Ihr Passwort ein. Drücken Sie auf den grünen Anmelde-Button “ANMELDEN”.Wenn Sie noch keinen Payrexx Account haben, können Sie hier mit dem Sign-up beginnen: https://signup.payrexx.com 




  1. Öffnen Sie das Tool “Rechnungen” in der Hauptnavigation auf der linken Seite.




  1. Wählen Sie oben rechts “Rechnung erstellen” aus.




  1. Gestalten Sie Ihre Rechnung nach Ihren Wünschen. Dabei stehen Ihnen folgende Positionen einer Rechnung zur Verfügung:

  • Name des Rechnungsempfängers: Geben Sie links oben den Namen des Rechnungsempfängers und dessen Adresse ein. 
  • Fälligkeitsdatum: Stellen Sie oben rechts ein wann die Rechnung fällig sein soll.
  • Periode der Leistung: Gleich unterhalb des Fälligkeitsdatum können Sie die Periode der Leistung eintragen - Sie können dieses Feld auch für eine Angabe des Lieferdatums nutzen. 
  • Titel des Produkts: Unterhalb von “Rechnungspositionen”, “Beschreibung” können Sie den Namen, des vom Kunden bestellten Produkts eintragen. Sollten Sie weitere Produkte auf die Rechnung setzen wollen, drücken sie unterhalb der Beschreibung des Produkts auf “Rechnungsposition hinzufügen”.




  • Preis des Produkts/Rabatte: Neben dem Titel des Produkts können Sie den Preis des Produktes erfassen. Wenn Sie wollen, können Sie Ihren Kunden gleich nebenan auch einen Rabatt (wird in Prozent angegeben) gewähren. Dieser ist dann nur für das von Ihnen gewählte Produkt gültig. Wenn Sie auf die ganze Bestellung einen Rabatt gewähren wollen, können Sie dies unterhalb vom Subtotal tun (siehe Bild).
  • Beschreibung des Produktes (optional): Unter dem Titel des Produkts können Sie, wenn Sie wollen noch eine kurze Produktbeschreibung anfügen.
  • Versandkosten: Unter dem Subtotal und dem “Rabatt hinzufügen” können Sie beliebige Versandkosten erfassen.
  • Mehrwertsteuer: Sollten Sie einen bestimmten Mehrwertsteuersatz für ihre Produkte haben, müssen Sie diese zuerst aktivieren. Hierzu gehen Sie in Ihr Payrexx Dashboard. In diesem können Sie unten links Einstellungen auswählen, dann klicken Sie auf Grundeinstellungen. Unter Grundeinstellungen scrollen Sie weit nach unten bis Sie zu “Steuern” gelangen. Unter den Grundeinstellungen können Sie nun, indem Sie den Schiebebalken unter Steuern anklicken, die Mehrwertsteuer aktivieren. Dort können Sie verschiedene Mehrwertsteuersätze selbst festlegen.




Nun können Sie bei Ihren Rechnungen hinter jedem Ihrer Produkte einen Mehrwertsteuersatz festlegen. Er befindet sich hinter den Rabatt-Angaben für einzelne Produkte.


  • Anmerkungen (optional): Hier können Sie eine Mitteilung für Ihren Rechnungsempfänger/Kunden hinterlassen.
  • Nutzungsbedingungen (optional): Wenn Sie möchten, können Sie für diese Bestellung geltenden Nutzungsbedingungen vermerken.
  • Bankverbindung: Hier können Sie Ihre Bankverbindung eintragen. Der Kunde wird, wenn Sie hier nichts eintragen, mit dem aus Ihren hinterlegten Bankdaten erstellten QR-Code die Rechnung (trotzdem) online bezahlen können. Ihr Kunde kann so einen QR Code einfach per App scannen und dann sehr schnell online bezahlen. Sie können solch einen QR-Code am Schluss der Anleitung sehen.
  • Look & Feel Profil: Hier können Sie selber wählen, wie Ihre Rechnung aussehen soll. So können Sie hier für ihre Rechnung auch ihr Logo einfügen.


  1. Wenn Sie nun alle Positionen, die Sie brauchen, ausgefüllt haben, können Sie “Vorschau” anklicken um ihr fertiges Resultat einmal anzusehen.

 




So kann dann eine Vorschau inkl. oben erwähnten QR-Code aussehen (das kleine Bild oben in der Mittel entspricht jeweils dem eingefügten Logo):





  1. Um Ihre Rechnung nun zu speichern, drücken Sie oben rechts auf den weissen Button “Speichern”. 





  1. Wenn Sie nun komplett fertig sind und die Rechnung abschliessen und an Ihren Kunden versenden möchten, klicken Sie nochmals auf “Vorschau” und dann oben rechts auf “Abschliessen”.





  1. Nun geht ein neues Fenster auf. Drücken Sie da zum endgültigen Versenden der Rechnung auf den grünen “Abschliessen” Button. Sie könnten hier auch nochmals auswählen/bearbeiten an .
    welche E-Mail-Adresse die Rechnung gesendet werden soll.





Extra: Wie sieht Ihr Kunde die Rechnung?

Wenn Ihr Kunde das E-Mail öffnet, sieht es beispielsweise so aus:





Wählt Ihr Kunde “Rechnung online bezahlen, sieht er es folgendermassen und er kann Ihre Rechnung einfach und schnell bezahlen. 



Er kann sich die Rechnung auch im Anhang als PDF-Dokument ansehen und abspeichern.


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